ПОНЯТИЕ О РАСХОДАХ БЮДЖЕТНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

Одной из главных задач бухгалтерского учета в бюджетных организациях является достоянный учет и контроль за осуществлением расходов. С целью выполнения этой задачи все расходы бюджетных организаций группируются по экономическим признакам с детальным распределением средств по их предметным признакам.

В бюджетных учреждениях все расходы учитываются в соответствии с бюджетной классификацией, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 27.12.2001 г. № 604. Состав расходов бюджетных организаций подробно рассмотрен в п. 2.4.2 подраздела 2.4.

Расходы бюджетных организаций определяются как сумма средств, использованных бюджетной организацией в процессе хозяйственной деятельности в пределах сумм, предусмотренных сметой. Учет расходов в бюджетных учреждениях имеет характерное отличие — разделение их на кассовые и фактические.

Кассовыми расходами считаются все суммы, выданные учреждением банка или органами Госказначейства с текущих бюджетных, регистрационных счетов как путем безналичной оплаты счетов, так и наличными.

Фактические расходы — это действительные расходы учреждения, оформленные соответствующими документами, включая расходы по неоплаченным счетам кредиторов, по начисленной зарплате и стипендиям.

Приведем пример кассовых и фактических расходов в разрезе кодов экономической классификации (КЭКР) (табл. 4.1).

Таблица 4.1.

На практике же. как правило, осуществление кассовых и фактических расходов не совпадает во времени. Кассовые расходы отражаются в учете в момент получения наличных средств или перечисления денежных средств бюджетного или регистрационного счета. Возмещение кассовых расходов отражается в момент зачисления на такой счет сумм, внесенных, например, по объявлению о взносе наличных или перечисленных дебиторами согласно платежному поручению. Фактические — в момент их совершения согласно актам списания, накладным, актам выполненных работ, приема-передачи, счетов-фактур и т. д. Например, фактические расходы по КЭКР 1110, 1120, 1300, как правило, опережают во времени кассовые. Связано это с тем, что начисление зарплаты, стипендии и взносов на социальное страхование осуществляется раньше, чем перечисление платежей и получение денежных средств в кассу для выплаты.

Кассовые расходы будут соответствовать фактическим во времени при приобретении основных средств, поскольку приобретенные основные средства сразу списываются на фактические расходы.

По другим кодам экономической классификации расходов бюджета чаще всего кассовые расходы опережают фактические. Так, при приобретении бензина, канцелярских, хозяйственных товаров, медикаментов, продуктов питания вначале происходит оплата по счету (кассовый расход), затем приход оплаченных ценностей, а затем уже их списание (фактический расход).

Если фактические расходы превышают кассовые — это свидетельствует о погашении дебиторской задолженности, которая числилась на начало отчетного периода, либо о создании из-за получения товаров, работ, услуг без предварительной оплаты кредиторской задолженности на конец отчетного периода. Кроме того, по статьям расходов на питание, медикаменты, канцтовары, расходы на содержание автотранспорта, капитальный ремонт, превышение фактических расходов над кассовыми может быть следствием списания в отчетном периоде имущества, которое было приобретено раньше.

Если фактические расходы меньше кассовых — это свидетельствует о погашении кредиторской задолженности, которая числилась на начало отчетного периода, либо о создании из-за проведения предоплаты дебиторской задолженности на конец отчетного периода. Осуществление предоплаты бюджетными учреждениями ограничено месячным сроком в соответствии с приказом Министерства финансов Украины от 06.04.1998 г. № 83.

Кассовые и фактические расходы взаимоувязываемы и неразрывно связаны между собой. Такое разделение и одновременно взаимосвязь позволяют при анализе расходов иметь более четкую картину использования бюджетных средств, контроля за их целевым использованием.

Увязать кассовые расходы с фактическими в разрезе КЭКР можно по формуле:

Увязывая подобным образом кассовые и фактические расходы по всем КЭКР и в отдельности по расходам, произведенным за счет доходов общего фонда бюджета и специального фонда бюджета (по каждому виду доходов), можно не только получить представление о причинах несоответствия сумм кассовых и фактических расходов за счет влияния дебиторско-кредиторской задолженности либо остатков материальных ценностей на начало и конец периода, за который производится увязка, но и выявить свои ошибки. Если, допустим, стоимость запчастей, приобретенных за счет средств спецфонда, списана на бюджетные расходы, то при увязке кассовых расходов с фактическими по расходам, произведенным за счет доходов общего фонда бюджета по КЭКР 1135, расходы не увяжутся на сумму неверного списания. На такую же сумму не увяжутся расходы по КЭКР 1135, произведенные за счет доходов специального фонда бюджета. В конце года такая ошибка может привести к искажению результатов исполнения сметы по общему и специальному фондам бюджета. Если начисленная зарплата, отраженная в учете как фактический расход по КЭКР 1111, получена за счет средств, предназначавшихся для расхода по КЭКР.