Информация в управлении коммерческой деятельностью. Информационное обеспечение управления

 

Инф-я от лат information – сообщение о чем/либо. Коммерч. Инф-я это сведения о сложившейся ситуации на рынке разл. тов. услуг. Сюда относятся количественные и качественные показатели торг. деят. фирмы, различн. сведения и данные о ком. деят (цены, поставщики, конкуренты).  Источниками комм. инф. явлются:  а) маркетинговые исследования по конкретным товарам, необходимость проведение сравнительной оценки затрат и значимости (ценности) возможных результатов, позволяют составлять б.планы и прогнозы. б) внутренние источники информ. (материалы, док. торг. фирмы, сведения об объемах товарооборота, затраты на продажу, тов. запасы, затраты на персонал, расходы на рекламу и др.). в) данные внешней статистики. и публикуемые в средствах масс. инф. сведения о состоянии рынка. Информация — одна из сложнейших, еще полностью не рас­крытых, даже таинственных областей современной науки. Это видно хотя бы из нечеткости самих определений понятия инфор­мации; совокупность сведений, данных, знаний. С точки зрения методологии уп­равления прогрессирующая энтропия, т.е. постоянно увеличиваю­щаяся хаотическая беспорядочность связей между элементами, ха­рактерна для закрытых, изолированных от окружающей среды систем, и информация есть отрицание энтропии.

Каждое определение информации раскрывает определенное свойство этого сложного и многозначного понятия: информация — коммуникация и связь, в процессе которой устраняется неопреде­ленность (Шеннон), информация — передача разнообразия (Эшби), информация — мера сложности структур (Моль), информация — вероятность выбора (Яглом) и т.д. Предпринимаются исследования закономерностей информационных процессов и технологий и зак­ладываются теоретические основы новой отрасли знаний — информациологии, где один из авторов  заявляет: "Мир — ин­формационен, Вселенная — информационна; первичное — инфор­мация, вторичное — материя".

В теории управления принято такое определение информа­ции: совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе и окружающей ее среде, которая уменьшает степень неопре­деленности наших знаний о конкретном объекте, это обмен сведе­ниями (данными) между людьми, человеком и автоматом, автома­том и автоматом. Информация, составляющая триаду важнейших характерис­тик окружающего нас мира наряду с материей и энергией, облада­ет некоторыми, только ей присущими особенностями:

— сама по себе информация является столь же абстрактным понятием, как и понятия математики, но вместе с тем она отра­жает свойства материального объекта и не может возникнуть из ничего;

— информация обладает некоторыми свойствами материи, ее можно получить, запасти (записать, накопить), уничтожить (сте­реть), передать. Однако при передаче информации из одной сис­темы в другую количество информации в передающей системе ос­тается неизменным, хотя в принимающей системе оно обычно увеличивается (эта особенность информации спасает профессора, пе­редающего свои знания студентам, от превращения в неуча);

— информация обладает еще одним уникальным свойством: в любых сферах знания (общественно-политической, научной, общекультурной, технической) она является единственным видом ресурсов, который в ходе исторического развития человечества не только не истощается, а постоянно увеличивается, совершен­ствуется и, более того, способствует эффективному использова­нию других ресурсов, а иногда и создает новые. Последнее свойство информации важно учитывать при формировании путей раз­вития народного хозяйства России, так как привлечение качествен­но новой информации и новых технологий обеспечивает интенсив­ный путь развития, а наращивание дополнительных материаль­ных ресурсов, объемов труда, энергии без использования новой информации приведет Россию в экстенсивный тупик.

Информация является основой процесса управления, труд управляющего и состоит в ее изучении и обработке. От уровня организации сбора, обработки и передачи информации зависит эффективность управления. Различают внешнюю, входную информацию, первичную (исходную), которая возникает в ходе производства, и вторичную как результат обработки исходной информа­ции. На рис. 1 приведена схема информационных связей руково­дителя.

 

Информация в управлении коммерческой деятельностью. Информационное обеспечение управления 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Рис. 1. Информационные связи руководителя

 

Есть и дезинформация, чаще всего она встречается в отче­тах, составляемых для начальства, в сводках ЦСУ или в обещани­ях кандидатов во время предвыборных кампаний. Мастера дезин­формации прекрасно использовали в пропагандистских целях спо­собность человека воспринимать лишь ограниченный объем инфор­мации и умело использовали самые простые формулировки, по­стоянное повторение пусть и лживых, но понятных обывателю истин. Информация существенно искажает­ся при ее движении по уровням организационной структуры, и чем больше существует иерархических уровней в структуре орга­низации, тем значительнее искажения информации.

Можно выделить следующие основные причины искажения информации при ее прохождении через уровни организационной структуры:

— два одинаковых сообщения, события могут оцениваться по-разному, в зависимости от времени их поступления и оценки — событие более близкое фиксируется более сильно (ошибка перс­пективы);

— эмоциональное напряжение (страх, радость, гнев и т.д.) могут существенно исказить информацию, как и давно ожидае­мое, более выгодное или не соответствующее заранее сложивше­муся мнению сообщение;

— желание произвести благоприятное впечатление своей информацией на вышестоящее начальство ("барьер престижа"). Эффективность коммерческой деятельности во многом зависит от наличия у коммерческих служб информации, по­зволяющей получить представление о ситуации, сложившей­ся на рынке.

В широком смысле под информацией понимаются све­дения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. По­этому сведения, характеризующие ситуацию на рынке то­варов и услуг, следует относить к коммерческой информации.

Сбор коммерческой информации связан с изучением:

•       спроса населения и факторов, его определяющих;

•       товарного предложения;

•       оптовых покупателей;

•       потенциальных возможностей и конкурентоспособно­сти предприятия.

Информация о спросе населения и определяющих его факторах является основой для принятия коммерческих решений. Изучение спроса помогает выявить текущие его изменения, мотивы совершения покупок, степень соответ­ствия потребительских свойств и цен предлагаемых това­ров запросам покупателей.

Факторами, определяющими спрос населения, являются его численность и состав, денежные доходы, националь­ные традиции и обычаи и т. д. Изучение этих факторов позволяет работникам коммерческих служб получать пол­ную информацию о покупателях и их потребностях.

Анализ полученной информации способствует более точному определению структуры ассортимента и объе­мов закупаемых для последующей реализации товаров. При этом уменьшается риск закупки ненужных потреби-

телю товаров, возрастают объемы продаж, ускоряется товарооборачиваемость.

Информация о товарном предложении (объемах и ассор­тименте производимых товаров, товарных запасах и т. д.) позволяет определить, насколько спрос на товары соответст­вует их предложению. Если спрос опережает предложение, то образуется неудовлетворенный спрос. В этом случае необ­ходимо принимать меры, направленные на пополнение то­варных запасов. При превышении предложения над спросом на складах торговых предприятий происходит избыточное накопление товаров, что также свидетельствует об ошибках в управлении товарными запасами и ассортиментом това­ров. В обоих случаях полезным может оказаться воздействие на производителей с целью изменения ассортимента выпус­каемых ими товаров. В некоторых случаях целесообразно воспользоваться услугами других поставщиков, предлагаю­щих товары, в большей степени соответствующие потребно­стям покупателей. Поэтому коммерческим службам торговых предприятий необходимо владеть информацией о различных товаропроизводителях и других поставщиках товаров.

Поскольку одной из основных задач предприятий опто­вой торговли является сбыт товаров, то их коммерческим службам необходимо иметь как можно более полную ин­формацию об оптовых покупателях.

Эта информация включает в себя сведения о располо­жении, специализации и других показателях деятельности предприятий, являющихся потенциальными потребителя­ми товаров и услуг. Анализ этой информации позволяет оптовым предприятиям выбрать оптимальных партнеров для установления с ними хозяйственных отношений.

Информацию о потенциальных возможностях предпри­ятия получают из внутренних источников (статистической и бухгалтерской отчетности, данных оперативного учета коммерческой деятельности). Это сведения об объемах за­купок и реализации товаров, товарных запасах и т. д. Анализируя эту информацию, а также информацию о деятельности конкурентов, коммерческие службы делают выводы о конкурентоспособности торгового предприятия, что позволяет своевременно вносить изменения в деятель­ность соответствующих подразделений, укрепляя свои по­зиции на рынке.