Товарообеепечение и коммерческие связи. Управление товарными запасами

Закупочная работа является основой коммерческой де­ятельности в торговле. С нее по существу начинается ком­мерческая работа. Чтобы продать товар покупателю (по­требителю) и получить прибыль, необходимо располагать (вла­деть) товаром. Как отмечалось, главная функция товарного обращения сводится к смене формы стоимости по формуле Д-Т и Т-Д'. Формула раскрывает сущность коммерческой работы: предприниматель, располагая определенной суммой денежных средств, закупает товар, который затем пре­образует в денежные средства с некоторым приращением (при­былью). Исходя из основной функции товарного обращения можно сделать вывод, что коммерческая работа в торговле начинается с закупки товаров с целью последующей их про­дажи. По своей экономической природе закупки представляют собой оптовый или мелкооптовый товарооборот, осуще­ствляемый торговыми предприятиями (юридическими лицами) или частными лицами с целью последующей перепродажи закупленных товаров. Правильно организованные оптовые закупки дают воз­можность сформировать необходимый ассортимент товаров розничной торговой сети для снабжения населения, осуще­ствлять воздействие на производителей товаров в соответ­ствии с требованиями покупательского спроса, а также обес­печивают эффективную работу торгового предприятия.

В условиях рыночной экономики организация и техно­логия закупочной работы в Российской Федерации претер­пела коренные изменения: на смену фондовому распределению товаров при административно-командной экономике, систе­ме централизованного прикрепления покупателей к постав­щикам, твердых государственных цен, неравенства хозяй­ствующих субъектов, жесткой регламентации поставок това­ров, отсутствия самостоятельности, инициативы, предпри­имчивости коммерческих работников пришла эпоха свобод­ных рыночных отношений, характеризующихся:

♦ свободой выбора партнера, контрагента по закупке то­варов;

♦    множественностью источников закупки (поставщиков);

♦    равноправием партнеров;

♦    возросшей ролью договоров, контрактов на поставку товаров;

♦    саморегулированием процессов поставки товаров;

♦    свободой ценообразования;

♦    конкуренцией поставщиков и покупателей;

♦    экономической ответственностью сторон;

♦    инициативой, самостоятельностью и предприимчивос­тью коммерсанта при закупке товаров.

Коммерческая работа по оптовым закупкам складывается из следующих этапов:

♦    изучение и прогнозирование покупательского спроса;

♦    выявление и изучение источников поступления и по­ставщиков товаров;

♦    организация рациональных хозяйственных связей с по­ставщиками товаров, включая разработку и заключение дого­воров поставки, представление заказов и заявок поставщикам;

♦организация и технология закупок непосредственно
производителей товаров, посредников, на товарных биржах,
у импортеров и других поставщиков;

♦          организация учета и контроля за оптовыми закупками.
Коммерческая работа по оптовым закупкам товаров в рыночных условиях должна базироваться на принципах со­временного маркетинга. С помощью методов маркетинга ком­мерческие работники, руководители, менеджеры торговых предприятий получают необходимую информацию о том, ка­кие изделия и почему хотят покупать потребители, о ценах, которые потребители готовы заплатить, о том, в каких реги­онах спрос на данные изделия (т. е. емкость рынка) наиболее высокий, где сбыт или закупка продукции может принести наибольшую прибыль. Изучение и прогнозирование покупательского спроса является необходимым условием эффективного использования маркетинга для успешной коммерческой работы по закупкам товаров. Теория и практика маркетинга выработали целый арсенал средств и способов изучения и прогнозирования по­купательского спроса, которые необходимо использовать при организации оптовых закупок товаров. Поэтому оптовые за­купки следует начинать с изучения спроса, потребностей по­купателей на товары, покупательских намерений и других факторов, формирующих спрос. Оптово-торговые предприя­тия, обслуживая определенный территориально-экономичес­кий район и конкретных покупателей, изучают как объем покупательского спроса на те или иные виды (группы) това­ров, так и ассортиментную структуру спроса. Для этого тор­говыми предприятиями используются различные методы изу­чения и прогнозирования спроса. К ним следует отнести опе­ративный учет продажи товаров и движение товарных запа­сов за истекший период, изучение и обобщение заявок и за­казов покупателей на приобретение и поставку товаров, учет и анализ неудовлетворенного спроса оптовых покупателей, проведение ассортиментных и конъюнктурных совещаний с покупателями, экономико-математические методы прогно­зирования спроса и др.

Для успешного выполнения коммерческих операций по закупкам товаров оптовые базы должны систематически заниматься выявлением и изучением источников закупки и поставщиков товаров. Коммерческие работники должны хо­рошо знать свой экономический район и его природные бо­гатства, промышленность, сельское хозяйство, производ­ственные возможности и ассортимент вырабатываемых из­делий на промышленных предприятиях. Важная роль в коммерческой работе отводится изысканию дополнительных ресурсов из местного сырья, продукции коо­перативной промышленности, подсобных, фермерских хо­зяйств, продукции индивидуальной трудовой деятельности. Коммерческий аппарат оптовых баз должен выявлять возмож­ности развития новых видов производства и восстановления старых забытых промыслов, особенно художественных, вести учет и повседневно регистрировать производителей товаров, еще не связанных договорными отношениями с базой, гото­вить предложения по вопросам увеличения производства нуж­ных товаров, расширения ассортимента, улучшения качества.

Коммерческим работникам следует посещать производ­ственные предприятия (поставщиков-изготовителей) с целью ознакомления с производственными возможностями предпри­ятия, объемом и качеством выпускаемой продукции, а также участвовать в совещаниях с работниками промышленности, в работе оптовых ярмарок, выставок — просмотрах новых об­разцов изделий.

Коммерческим работникам необходимо постоянно следить за рекламными объявлениями в средствах массовой инфор­мации, специализированных изданиях, за биржевыми сведе­ниями, проспектами, каталогами. Формирование товарных ресурсов является предметом постоянной работы торгового аппарата оптовых баз. В рыночных условиях формы и методы этой работы претерпели существенные изменения. Главные изменения заключаются в том, что на смену методам центра­лизованного распределения товарных ресурсов пришла ры­ночная практика свободной купли-продажи товаров по ценам спроса и предложения. Поэтому коммерческая инициатива торговых работников по вовлечению в товарооборот макси­мальных товарных ресурсов с целью получения необходимой прибыли должна сочетаться с заботой о конечных покупате­лях, учетом их платежеспособности, недопущением неоправ­данного роста цен, предоставлением населению возможности приобрести товары по доступным ценам.

К источникам поступления товаров относят отрасли на­родного хозяйства, вырабатывающие различные товары на­родного потребления (сельское хозяйство, предприятия АПК, предприятия легкой, пищевой, мясомолочной продукции, рыб­ного хозяйства, ВПК, тяжелой промышленности и др.). К по­ставщикам товаров относят конкретные предприятия различ­ных источников поступления, т. е. тех или иных отраслей на­родного хозяйства, различных сфер производственно-эконо­мической деятельности, вырабатывающих товары и услуги.

Учитывая большое многообразие поставщиков товаров, их можно классифицировать на несколько групп по раз­личным признакам (функциональным, территориальным, формам собственности, ведомственной принадлежности и др.) (см. рисунок).

В обобщенном виде всех поставщиков товаров можно подразделить на две категории: поставщики-изготовители и поставщики — оптовые предприятия.

Поставщики-изготовители — производственные пред­приятия, фирмы, частные предприниматели и т. д., выпускающие товары потребительского назначения различного ассортимента для удовлетворения спроса потребителей.

Поставщики — оптовые предприятия закупают товары у поставщиков-изготовителей, а также у оптовых посредников и реализуют их оптовым покупателям (розничным торговым пред­приятиям, агентам, брокерам, розничным торговцам и т. д.).

Поставщиками — оптовыми предприятиями, как уже отмечалось, могут быть оптовые предприятия общенационального (федерального) и регионального уровней различного то­варного ассортимента (специализации), составляющие осно­ву оптовой структуры на потребительском рынке, оптовые посредники (предприятия-брокеры, предприятия-агенты, дилеры) а также организаторы оптового оборота (оптовые ярмарки, аукционы, товарные биржи, оптовые и мелкоопто­вые рынки, магазины-склады и т. п.). Оптовые посредники в условиях рыночной экономики приобретают самостоятельное значение в сфере закупочной (оптовой) деятельности.

По территориальному признаку поставщики товаров могут быть местными (внутриобластными), внеобластными, республиканскими и внереспубликанскими. Оптовые пред­приятия чаще всего закупают товары у внеобластных и вне-республиканских поставщиков, учитывая, что не во всех областях и республиках развито производство тех или иных товаров и их приходится завозить. Местные поставщики-из­готовители зачастую поставляют товары непосредственно розничным торговым предприятиям, минуя оптовые базы.

По принадлежности к той или иной хозяйственной си­стеме различают внутрисистемных (относящихся к той же системе, в которую входят и оптовые покупатели) и внесис­темных (все остальные) поставщиков.

По форме собственности поставщики могут быть част­ными, государственными, муниципальными, кооперативны­ми и иных форм собственности.

Изучая источники закупок товаров, коммерческие ра­ботники составляют на каждого поставщика специальные карточки, причем их целесообразно группировать по мес­тным, межобластным и межреспубликанским поставщикам, В карточках указываются данные о производственной мощ­ности предприятия, количестве и ассортименте выпускае­мой продукции, возможности производства других товаров, условиях поставки товаров и другие сведения, интересующие оптовые базы.

Управление запасами. Запасы на предприятии представляют собой предметы произ­водства, входящие в материальный поток на различных стадиях их технологической переработки.

Наличие запасов на предприятии обусловлено двумя основными причинами:

1)    несоответствием объемов поставки объемам разового потреб­ления. Материалы могут поступать на предприятие в строго опре­деленных количествах. С другой стороны, в данный момент может быть потреблено также определенное количество материала. Не­соответствие этих объемов является одной из важнейших причин образования запасов. Так, если материал поступает в размере 5 т, а среднесуточный расход равен 500 кг, то создается десятидневный запас;

2)    разрывом во времени между моментами поступления мате­риала и его потребления. Действительно, поставка сырья, матери­алов осуществляется в большинстве случаев периодически, и их потребление происходит, как правило, непрерывно и не совпадает во времени с поступлением. Поэтому для обеспечения беспере­бойной работы каждое предприятие создает определенные запасы нужных ему видов сырья, материалов, полуфабрикатов, топлива и других ресурсов.

Существуют и некоторые другие причины, приводящие к созда­нию запасов. Это — сезонные колебания цен; снижение транспортно-заготовительных расходов на единицу продукции при приобретении товаров большими партиями и др. В связи с этим возникает вопрос, может ли предприятие обойтись без производственных запасов? Очевидно, может, если отсутствуют причины, побуждающие к этому. Как известно, на предприятии не создаются запасы газа, энергии, так как в любой момент времени оно может получить эти ресурсы в необходимом количестве.

Таким образом, запасы на предприятии создают уверенность в его бесперебойной работе, снижают транспортно-заготовительные расходы и потери, связанные с остановкой производства. Вместе с тем содержание больших запасов приводит к значительным расходам, которые обусловлены тем, что из оборота предприятия отвлекаются значительные средства, растут затраты по хранению

и содержанию запасов. Это противоречие вызывает необходимость установления оптимального размера производственных запасов.

Производственные запасы предприятия подразделяются на текущие, подготовительные, страховые и сезонные.

Текущие запасы необходимы предприятию для обеспечения бес­перебойной работы в интервале между двумя поставками и связаны с возможностью производства продукции партиями оптимального размера. Эта часть запаса образуется в условиях равномерного и регулярного снабжения из-за несоответствия объемов поставки и разового потребления, а также задержек, связанных с движением материалов.

Подготовительные запасы выделяются из производственных для обеспечения бесперебойной работы в период, необходимый для подготовки материалов к использованию и доставки их на рабочие места.

Сезонные запасы обусловлены сезонными колебаниями в объ­еме производства или потребления. Эти запасы предназначены для удовлетворения прогнозируемого (сезонного) увеличения спроса, а также некоторой разгрузки предприятия на период отпусков.

Гарантированные запасы необходимы для обеспечения работы предприятия на случай возможных перебоев в снабжении или ко­лебаний в объеме производства. С помощью этих запасов компен­сируются отклонения фактического спроса от прогнозируемого, фактического объема выпускаемой продукции от запланирован­ного и отклонения в сроках исполнения различных операций от плановых.

Производственные запасы учитываются в трех взаимосвязанных измерителях: а) натуральном; б) днях обеспеченности; в) стоимост­ном выражении.

Для определения размера запаса в днях обеспеченности не­обходимо его натуральный размер разделить на среднесуточный расход. Стоимостное выражение запаса определяется как произве­дение натурального объема на договорную цену.

Деление запаса на отдельные части связано с необходимостью организации их контроля и пополнения.В зависимости от используемых при этом методов выделяются различные системы регулирования запасами.

Под системой регулирования запасами понимается комплекс меро­приятий по созданию и пополнению запасов, организации непрерывного контроля и оперативного планирования поставок.

Для управления производственными запасами их нормы уста­навливаются в. следующих трех диапазонах:

1)    максимальный запас, равный сумме гарантированного, под­готовительного запасов и максимального текущего запаса. Его размер устанавливается для контроля за сверхнормативными ре­сурсами;

2)    средний или переходящий запас, равный сумме гарантирован­ного, подготовительного запасов и половине текущего. Величина этого показателя соответствует нормативному размеру запаса;

3)    минимальный запас, равный сумме гарантированного и под­готовительного запасов. Снижение запасов до этого уровня явля­ется сигналом экстренного их пополнения.

В процессе управления запасами важно установить момент, или точку заказа и требуемое количество материалов.

Точка заказа представляет собой установленный максимальный уровень запаса, при достижении которого подается заказ на поставку очередной партии материальных ценностей. Размер заказа — это то количество материалов, на которое должен быть сделан заказ для пополнения их запаса. Если минимальный запас достигнут в мо­мент получения новой партии, запас достигает максимального уровня.

Расчет максимального и минимального уровней запасов имеет значение только при установлении или пересмотре точки заказа и размера заказа. В противном случае их определение не имеет смысла, так как не указывает на то, когда и какие действия должны быть предприняты по пополнению запасов.

Регулировать размер заказа можно изменением объема партий, интервала между поставками или изменением объема и интервала поставки.

В зависимости от этого в практике управления запасами ис­пользуется две основные системы:

1)      система с фиксированным размером заказа;

2)      система с фиксированной периодичностью заказа.

Система с фиксированным размером заказа предусматривает по­ступление материалов равными, заранее определенными оптималь­ными партиями через изменяющиеся интервалы времени. Заказ на поставку очередной партии дается при уменьшении размера запаса на складе до установленного критического уровня — точки заказа. Интервалы между поставками очередных партий на склад зависят от интенсивности расхода (потребления) матери­альных ресурсов. Уровень запасов, соответствующий точке заказа, равен ожида­емой потребности в течение времени отставания поставки от вре­мени заказа плюс гарантийный запас: Ōтз = ֿр х   τ + gстр  где Ōтз — запас точки заказа; р — среднесуточный расход матери­ала; τ — период упреждения заказа; gстр — гарантийный запас. При этом условно принимается, что интервал времени между подачей заказа на поставку и поступлением партии на склад т яв­ляется постоянным. Задача управления запасами сводится к тому, чтобы по фактическим данным об их движении определить точку заказа и оформить заявку на поставку необходимых материалов.

Достоинство данной системы заключается в том, что материал поступает одинаковыми партиями, поэтому снижаются затраты по доставке и содержанию запасов. Однако при этом требуется систематический непрерывный контроль запасов, что увеличивает издержки, связанные с их регулированием. Использование системы с фиксированным размером заказа наиболее эффективно при со­блюдении следующих условий:

•   запасаемые товары у потребителя составляют лишь небольшую долю продукции, выпускаемой поставщиком;

•   размер и периодичность поставки не регламентированы календарным планом производства продукции поставщика;

•   имеет место регулярная проверка остатков, физическое наличие товаров обозримо и легко поддается учету после каждого изменения состояния запасов.

Система с фиксированной периодичностью заказа. Система управления запасами с фиксированной периодичностью предпо­лагает поступление материала через равные, регулярно повторя­ющиеся промежутки времени (периоды проверки наличия запасов). Для одних материалов проверка запасов может производиться один раз в неделю, для других — один раз в месяц, в полугодие и т. п.

Заказываемое количество превышает экономичный заказ в слу­чае, если фактический спрос выше ожидаемого. И наоборот, раз­мер заказа будет меньше,, если спрос на материал ниже ожидаемой средней величины. Таким образом, при использовании периоди­ческой системы регулирования запасов интервал времени между заказами оказывается постоянным, а размер заказа меняется в за­висимости от интенсивности потребления, т. е. является перемен­ной величиной. Каким образом действует данная система, Достоинством рассмотренной системы является ее простота: регулирование осуществляется один раз в течение всего интервала между поставками. К числу недостатков системы относятся:

•         необходимость делать заказ даже на незначительное количе­ство материала;

•         возникновение опасности исчерпания запасов при непред­виденном интенсивном их потреблении до наступления очередного момента заказа. Поэтому система с фиксированной периодичностью заказа наиболее эффективна при небольших затратах материалов и равномерном их расходе.

Прочие системы регулирования запасов. Рассмотренные выше основные системы регулирования запасов базируются на фикса­ции одного из двух возможных параметров — размера заказа или интервала времени между заказами. Такой подход к управлению запасами справедлив в идеальных условиях при равномерном по­треблении материалов. В более сложных ситуациях отмеченные системы становятся неэффективными. В частности, при значитель­ных колебаниях спроса или систематических сбоях в поставке материалов традиционные стратегии управления запасами не в со­стоянии обеспечить непрерывность производства без значитель­ного завышения объема запасов. Для таких случаев проектируются иные системы управления запасами. Они базируются на основных системах регулирования запасов и могут рассматриваться как их варианты.

Система с установленной периодичностью до постоянного уровня (стратегия Т8). В этом случае заказ повторяется через равные про­межутки времени. При снижении остатка до уровня точки заказа ранее назначенного срока выдается внеочередной заказ.

Система «максимум — минимум» (стратегия S - s) ориентиро­вана на ситуацию, когда затраты на учет запасов и издержки на оформление заказа настолько значительны, что становятся соизме­римы с потерями от дефицита запасов. Поэтому в рассмотренной системе заказы производятся не через каждый заданный интервал, а только при условии, что запасы на складе в этот момент оказа­лись равными или меньше минимального уровня. В случае выдачи заказа его размер рассчитывается так, чтобы поставка пополнила запасы до максимального желательного уровня.

Система с установленной периодичностью и фиксированным зака­зом (стратегия ТS) предполагает регулярную с постоянным интер­валом проверку запасов. В том случае, если на момент проверки их уровень достиг точки заказа или опустился ниже ее, выдается очередной заказ в размере оптимальной партии Q.

Наличие отмеченных проблем требует формирования стратегии управления на основе проведения приближенных несложных рас­четов, позволяющих, тем не менее, сотрудникам соответствующих служб определить политику предприятия в области управления запасами. Рассмотрим основные из них.

А. Стратегия наибольшей осмотрительности. В соответствии с данной стратегией размер необходимого запаса определяется как произведение максимального потребления запасов (по любой позиции) в течение одного дня на наибольшую продолжительность периода поставки, которая имела место по выданным предприятием заказам. В результате создаются запасы, которые практически не могут быть полностью использованы к моменту оформления оче­редного заказа на их пополнение. Данный метод гарантирует обеспечение потребностей производства в любом виде ресурсов, но связан с непропорционально высокими издержками на содержание и хранение запасов. Поэтому наибольшая осмотрительность может иметь место лишь по отно­шению к постоянной номенклатуре продукции и тех видов товарно-материальных ценностей, дефицит которых может привести к остановке производства. Б. Стратегия дополнительного резерва. Гарантия потребностей обеспечивается в этом случае за счет создания дополнительного резерва материальных ресурсов. Величина дополнительного резерва определяется по одному из методов. В. Стратегия процента от спроса. В основе данной стратегии лежит анализ частоты спроса на материальные запасы по резуль­татам работы в течение одного дня. Данные о величине спроса заносятся в график распределений частот спроса нарастающим итогом